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Frequently Asked Questions

Mail Policy für das zentrale Mailsystem der PFH
Last Updated 4 years ago

Gültig ab: 01.02.2016

Seit einigen Jahren ist ein massiver Anstieg von unerwünschten E-Mails (Spam) festzustellen. Aktuell sind deutlich über 70% aller E-Mails an die Domäne pfh.de unerwünschte E-Mails. Aus diesem Grund wird für das zentrale Mailsystem ein Anti-Spam-Filter eingerichtet, welcher Spams abweisen bzw. herausfiltern kann. Dieser Filter ist für alle Benutzer automatisch aktiv. Die Nutzer werden einmal täglich über gefilterte Nachrichten informiert.
Mit der Einführung dieses Spam Filters gehen verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen zur Spam-Abwehr einher, über die wir Sie nachfolgend informieren:

1. Zustellungsbedingungen

E-Mails an pfh.de-E-Mailadressen werden vom zentralen Mailsystem standardmäßig nur zugestellt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
  • Die Empfängeradresse existiert.
  • Die Maildomäne der Absenderadresse besitzt einen gültigen DNS-Eintrag.
  • Die IP-Adresse des zustellenden Mailclients muss einen gültigen DNS-Eintrag besitzen, und darf nicht mehr als 20 gleichzeitige Verbindungen aufgebaut haben.
  • Die HELO/EHLO-Domäne des zustellenden Mailclients darf nicht mit der Domäne der Empfängeradresse übereinstimmen und muss korrekt übergeben werden.
  • Der Mailserver arbeitet mit einem sogenannten SCL-Wert (Spam Confidence Level), ein Maß der Spam-Wahrscheinlichkeit. Dieser SCL-Wert darf einen Grenzwert nicht überschreiten. Weiterführende Informationen zu diesem Grenzwert finden sie hier: http://hilfe.pfh.de/kb/faq.php?id=21
  • der E-Mailserver des Absenders darf nicht auf einer Blacklist stehen (siehe https://de.wikipedia.org/wiki/DNS-based_Blackhole_List )
2. Greylisting

Für alle Maildomänen, deren Sender E-Mailadressen dem Mailserver der PFH nicht bekannt sind (weil von dieser Domäne einer externen Einrichtung zum ersten Mal eine E-Mail an eine pfh.de-Adresse gesendet wird), ist sogenanntes Greylisting aktiviert. Dabei wird jede E-Mail zunächst abgelehnt. Der externe E-Mailserver wird anschließend automatisch versuchen die E-Mail neu zu versenden. (Spam-E-Mailserver machen dies üblicherweise nicht.) Die wiederholt gesendete E-Mail wird dann von unserem E-Mailserver angenommen.

3. Virenscanner

Jede neu eingehende E-Mail wird auf Viren geprüft. Bei Virenbefall wird der Sender informiert, dass diese Nachricht dem Empfänger nicht zugestellt wurde. Ein Zugriff auf diese E-Mail wird aus Sicherheitsgründen dem Empfänger nicht ermöglicht.
Zusätzlich prüft der E-Mailserver täglich alle Verzeichnisse nach Viren/Spams ab. Sollte im Nachhinein ein bisher unbekannter Virus oder eine eindeutige Spammail gefunden werden, so wird der Zugriff auf diese E-Mail automatisch verweigert und im Einzelfall geprüft, ob der Zugriff wieder hergestellt werden muss.
Bitte beachten Sie aber, dass damit keinesfalls alle Viren gefunden werden können, so dass Sie auch weiterhin sehr vorsichtig beim Umgang mit externen Daten (wie Anhängen zu E-Mails, WWW-Seiten, USB-Sticks etc.) sein müssen.

4. Spam-Blocker


Der Spam-Blocker ist standardmäßig aktiviert. Alle E-Mails ab einem bestimmten Spamwahrscheinlichkeitswert werden abgewiesen.

Die aktuellen Grenzwerte können sie hier einsehen: http://hilfe.pfh.de/kb/faq.php?id=21

5. Spam-Filter


Der Spam-Filter ist standardmäßig eingeschaltet.
Nachrichten ab einem bestimmten Spamwahrscheinlichkeitswert werden automatisch in eine Quarantäne verschoben. Jeder Nutzer erhält täglich einen Bericht über eingetroffene Spam-Mails. In dieser E-Mail findet der Nutzer einen Link (Webinterface), um direkten Zugriff auf seine Quarantäne zu bekommen. Zusätzlich kann der Nutzer hier eine eigene White- und Blacklist führen. Sollte kein Spam empfangen worden sein, wird kein Bericht zugestellt. Gefilterte Spammails werden nach 28 Tagen automatisch gelöscht.
Eine Abschaltung des Filters ist nicht möglich. Wer eigene Regeln anlegen möchte (z.B. alles von *@*.de erlauben), kann dies über die Whitelistfunktion tun. Wir raten von eigenen Regeln ab. Falls Sie trotzdem eigene Regeln einrichten wollen, sollten Sie sich gründlich mit dem Thema befassen. Eine Anleitung für das Webinterface des Spamfilters finden Sie hier: http://hilfe.pfh.de/kb/faq.php?id=22

6. Versand von E-Mail-Anhängen

Die maximale Größe von Anhängen beträgt 50 MB.
Ausführbare Dateien in Anhängen werden automatisch blockiert. Um einen solchen Anhang zuzustellen, muss dieser vom Versender vorher mit einem Packprogramm (z.B. 7zip) komprimiert und verpackt werden.

7. Weiterleitung von E-Mails

Folgende Maßnahme dient dazu, dass unser pfh.de-E-Mailserver von anderen E-Mailservern nicht als Spamversender verdächtigt wird.
Das automatische Weiterleiten eingegangener pfh.de-E-Mails an externe E-Mailserver wird ab dem 01.03.2016 abgeschaltet. Hintergrund ist, dass eine Zustellung der E-Mails mit einer Weiterleitung nicht garantiert werden kann.
Wollen Sie Ihre pfh.de-E-Mails auch nach dem 1.3.2016 bei einem externen E-Maildienst abrufen können, richten Sie bei diesem bitte einen Sammeldienst ein. Weitere Informationen dazu und entsprechende Anleitungen finden Sie hier: http://hilfe.pfh.de/kb/faq.php?id=14

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